¿Y la importancia del transporte de las obras?

Aquesta presentació amb diapositives necessita JavaScript.

La empresa de transportes encargada de realizar el servicio no suele disponer de mucho tiempo para gestionar todo lo que implica este servicio por lo que, el grado de comunicación que debe establecerse entre el organizador de una exposición y el coordinador de exposiciones de la empresa de transporte es muy importante. Éste debe ser lo más ágil y eficaz posible por ambas partes para resolver cualquier imprevisto que pueda surgir.

El organizador facilita al coordinador una lista de las piezas que debe embalar y transportar al museo. Cuanto más detallado está el listado mejor más se agradece ya que el procedimiento es laborioso.  En primer lugar hay que separar del listado que nos han facilitado las obras nacionales de las internacionales. El segundo listado se subdivide en varios listados ya que a cada corresponsal sólo se le envían las obras que debe recoger en su país.

En referencia al embalaje y transporte nacional en primer lugar se debe confirmar con los prestadores las medidas de sus obras (altoxlargoxancho y peso) y, si es preciso construir caja de madera o se pueden recoger en protección. Los embalajes para el transporte de la pieza se estudian en función de las características técnicas de la obra (es muy diferente transportar una pintura que una escultura) y del modo en que deben viajar para llegar a la sede organizadora (aquí hablo de transporte terrestre, aéreo y marítimo). El modo de embalaje más utilizado es la caja de madera pero existen otros métodos de embalaje de las obras.

A continuación se pasa a realizar una primera ruta de transporte, aquí debe tenerse en cuenta si las obras pueden viajar en camión o en avión, si el prestador nos exige transporte directo al museo o bien si se puede concentrar varias obras en las instalaciones de la empresa de transportes. La modalidad de transporte más habitual es la terrestre y después la aérea. Cabe señalar que el transporte aéreo siempre viene precedido por un terrestre imprescindible tanto en origen como en destino. En el caso del transporte terrestre los vehículos deben tener numerosas características para garantizar la seguridad de las piezas durante su transporte. Los prestadores pueden exigir acompañamiento de escolta policial según una Orden Ministerial del 1997. Frecuentemente suele ser la Policía Nacional pero también se contratan servicios de escolta privada.  En el caso del transporte aéreo es importante que un representante de la empresa de transporte esté en todo momento junto con las obras para garantizar su seguridad. Este proceso incluye la entrega en el aeropuerto, su paletizaje, el tiempo de espera en la terminal de carga y la supervisión de la carga en el avión. Siempre debe contratarse vigilancia de control en pista de aeropuerto, tanto en origen como en destino.

Previo a la elaboración de la ruta de transporte siempre se debe haber preguntado a los prestadores por los accesos al domicilio de recogida y, a la institución organizadora por los accesos al domicilio de entrega de las obras, ya que si no se saben estos datos puede suceder el caso de presentarse con un camión que no pueda acceder al lugar. Es un dato importante pues a lo mejor deberá solicitarse permisos de circulación y/o cortes de calle para poder realizarse el servicio.

También debe preguntarse a los prestadores si van a enviar correos pues son una pieza clave a la hora del transporte o del desembalaje. Los correos suelen ser especialistas del museo o de la institución prestadora que habitualmente viajan junto con la obra desde se convierte su lugar de origen hasta que llega al lugar de destino. Pueden viajar directamente a supervisar el desembalaje y la instalación de las obras. No obstante el prestador puede prescindir de esta figura si así lo considera oportuno. Antes de llevar a cabo el traslado, la empresa de transportes tiene que facilitar un plan de viaje donde se detallen todos los términos del transporte, viaje y estancia de los correos, etc. Bien sea un transporte terrestre o aéreo los correos tienen que ver todo el proceso de embalaje y manipulación de las obras. Cuando se trata de un objeto pequeño el correo suele viajar llevándolo en mano (hand-carry).

Otro factor a tener en cuenta es donde va a realizarse la exposición ya que en un caso u otro deberá realizarse o no despacho de aduanas:

1. En un país fuera de la U.E: sí para todas las obras

2. En un país de la U.E: no se realiza

3. En España: sólo obligatorio para las obras que vienen de países fuera de la U.E.

Por lo arriba indicado, es muy importante confirmar con los prestadores si los permisos de exportación de las obras los gestionan ellos o bien deberemos realizárselos nosotros puesto que sin los permisos de exportación la aduana paraliza el transporte. El permiso temporal lo emite la Junta de Calificación y Exportación de Bienes Culturales

Los medios y las rutas de transporte siempre tienen que ser sometidos a la aprobación previa de los prestadores e institución organizadora, por este motivo y, en base a la primera ruta de transporte se elabora un planning de desembalaje que se facilita al museo. Obtenida su aprobación se empieza a confirmar las fechas con todos los prestadores, aquí es cuando suele complicarse todo pues, los correos habitualmente tardan en confirmar sus fechas de viaje y, es muy habitual tener que hacer reajustes en el calendario. A veces cambiar la fecha de todo un transporte con correo también implica desplazar otro transporte o bien el desembalaje de otro correo. Varía según la institución pero normalmente también debes gestionar el transporte del correo, es decir su transporte al museo (ya sea en avión, tren u otro medio de transporte) ida y vuelta, el alojamiento y abonarle sus dietas. También puede suceder que al realizar la reserva aérea la compañía te notifique que para ese día no tiene espacio libre para la carga por lo que se deba adelantar o retrasar el viaje. En cualquier caso lo que no debe olvidarse jamás es que todo cambio que se realice en el calendario de transporte de llegada y desembalaje en el museo debe ser previamente consultado y confirmado por el museo.

Antes de proceder a realizar cualquier embalaje y recogida de las obras es fundamental haber recibido el seguro de todas las obras. La póliza comercial de seguro más habitual es la “clavo a clavo” pero, también hay la modalidad de la Garantía del Estado . Se utilice un modelo u otro si no se tiene la copia hasta que la empresa, y los corresponsales, tienen la copia del seguro pueden empezar con los embalajes y la recogía de las obras.

Algunos factores quizás pasan desapercibidos pero me gustaría destacarlos pues para mí son importantes. Si un camión viene a pernoctar a las instalaciones de la empresa de transporte con un correo el coordinador va a recoger a esta persona y, junto con los chóferes, les lleva al hotel reservado para ambos independientemente de la hora a la que lleguen. Cuando el correo viaja con la carga en un transporte aéreo el coordinador está con él hasta que el despacho se realiza, le acompaña al museo para supervisar la descarga y luego le lleva a su hotel (proceso al revés si se trata del retorno a origen). El coordinador en la medida de lo posible está presente en el desembalaje de las obras para chequear que todo ha llegado bien , anotar las indicaciones que el operario jefe le comente para el posterior embalaje de las obras y, sobre todo para en el caso de que ocurra alguna incidencia no prevista intentar solucionar insitu.

La empresa de transporte no sólo se encarga de transportar las obras sino también de embalarlas/desembalarlas y, si la institución se lo ha solicitado previamente instalarlas. Si la institución organizadora no dispone del personal necesario y/o de los medios para la manipulación de las obras, la empresa de transporte contratada debe encargarse de tener todo preparado para subir las obras a la sala para poder desembalarlas a posteriori. En presencia del correo cuando tengan y sino con los restauradores de la institución organizadora.

Todos estos ires y venires se concentran en dos semanas bastante estresantes para todos los implicados pero, si se ha planificado exhaustivamente y se da un servicio de muy buena calidad, acaba bien.

Laura Domínguez

Fotografías: SIT y Museu Picasso de Barcelona.

Quant a Gestió Museística

Blog del Curs de Postgrau en Gestió Museística
Aquesta entrada s'ha publicat en Art, Món empresarial i etiquetada amb . Afegiu a les adreces d'interès l'enllaç permanent.

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s